Integración de un S.G.D. según la norma ISO 30300

Abstract

Un sistema de gestión documental (SGD) se encarga de gestionar de una manera sistemática y verificable todos los documentos como información acerca de las actividades de la organización.

No se debe cometer el error de confundir un SGD con las herramientas y/o software de gestión documental que ayudan a la función descrita en el anterior párrafo. Estas herramientas no son más que una parte, indispensable en la
mayoría de los casos, de un sistema de gestión documental.
La gestión documental se ha convertido en una necesidad para la mayoría de las organizaciones, y en muchos casos en un problema. Una mala gestión documental acarrea:

- Pérdida de tiempo dedicado a la organización y búsqueda de
documentos, con un coste que pude representar entre un 10% y un 20% del tiempo de trabajo del personal administrativo.

- Duplicidad de documentos y tareas que se acaban acumulando en papeles y ficheros innecesarios. En el caso del archivo tradicional en papel, la duplicidad de documentos alcanza, según los análisis de algunos expertos, el 20% de las hojas almacenadas.

- Falta de espacio de almacenamiento que es consecuencia tanto del anterior punto, como de mantener almacenados documentos que han perdido su periodo de vigencia. Esta falta de espacio se puede definir en m2 y/o en bytes.

- Costes significativos para la organización a medio y largo plazo.

El propósito de este proyecto es solucionar todos los problemas descritos anteriormente, integrando un SGD basándose en una familia de normas pionera a nivel estatal e internacional de la Organización Internacional de
Normalización (ISO), la serie de normas ISO 30300, la cual se describirá en profundidad posteriormente en los capítulos 3 y 4.

La serie de normas ISO 30300 salió a la luz en 2011 y, a día de hoy, sólo la Escuela Superior de Archivística y Gestión de Documentos (ESAGED) de la Universidad Autónoma de Barcelona ha recibido la certificación para la norma
con la entidad certificadora International Global Certification (IGC).

Es prácticamente imprescindible utilizar para la integración una herramienta o software de gestión documental. En este proyecto se recomienda utilizar OnBase, de Hyland Software. Tanto producto como empresa son prácticamente desconocidos en España, pero son líderes en el continente americano y cada vez se habla más de ellos en el resto de Europa. Las
numerosas aplicaciones y características de este software se detallarán en profundidad en capítulo 6.

Cabe mencionar que este proyecto está dirigido a medianas y grandes organizaciones que deben gestionar de la mejor manera posible miles de documentos. Para pequeñas empresas, tanto la aplicación de la norma ISO 30300 como la utilización del software OnBase, puede resultar innecesario y costoso para gestionar sus documentos. En cualquier caso, la lectura de este proyecto puede proporcionarles alguna idea o solución para su gestión.