Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP Script

Abstract

El proyecto aquí descrito coincide en marco espacio-temporal con el periodo de prácticas laborales realizadas en el Departamento de Calidad de Proyectos de la empresa multinacional del sector ferroviario Knorr-Bremse S.A.
La actividad industrial desarrollada en el centro situado en Getafe se divide en dos grandes grupos de trabajo. El primero de ellos se encarga del diseño, fabricación y comercialización de equipos de climatización (o HVAC) a nivel mundial y el segundo se encarga del suministro de sistemas de frenado, siendo la compañía líder en el mercado español.
El volumen de procesos y recursos que intervienen en la producción de cualquiera de las soluciones comercializadas por la compañía genera una gran cantidad de información y datos que necesita ser gestionada de la manera más eficiente posible.
Para ello, la compañía cuenta con el software comercial SAP que está enfocado a la optimización de la gestión de procesos en diferentes ámbitos de la empresa como la gestión de inventarios, compras, mantenimiento, calidad, etc.
El sistema actúa por tanto como una base de datos centralizada que favorece la consistencia de la información y que, además, favorece la interacción entre las diferentes áreas de la empresa, convirtiendo a la compañía que lo integra en una especie de “organismo vivo”.
Pese a las facilidades descritas, existen en la actualidad numerosos procesos tramitados a través de dicha herramienta que mantienen un componente común de repetitividad en el tiempo, siendo necesario realizar gran cantidad de operaciones puramente mecánicas que no aportan ningún valor añadido y ralentizan la actividad laboral.
De igual manera, en muchas ocasiones la disposición de los datos almacenados en SAP, o en las diferentes bases de datos internas de la compañía, no es la más óptima para su procesamiento posterior.
Consecuencia de lo anteriormente descrito, nace la necesidad de optimizar y automatizar tanto la gestión de la información como la gestión de procesos, con el objetivo de mejorar la eficiencia de los recursos empleados durante la actividad laboral.
La programación en el entorno Visual Basic Application (o VBA), junto al entorno de SAP Script, permite la creación de algoritmos y códigos que actúan como intermediarios entre el usuario y los datos o procesos gestionados a través de los elementos software.
En este proyecto se describen dos grandes líneas de desarrollo dentro del área de la Calidad de Proyectos.
La primera de ellas está orientada a la automatización y optimización de los diferentes procesos gestionados dentro del Complaint Management a través de la herramienta SAP. Algunos de los objetivos específicos de este área son la confirmación y cierre de reclamaciones por parte de cliente, la confirmación y envío del informe de decisión final, la confirmación de la fecha comprometida para la resolución de una reclamación, la gestión de la documentación o el cálculo de la tasa de fallo de los equipos y componentes.
La segunda línea de desarrollo está orientada a la automatización y optimización de todos aquellos procesos o tareas que se desarrollan en el entorno de trabajo de Microsoft Office, siendo Excel y Outlook los programas más empleados.
Algunos de los objetivos específicos de esta área son la gestión de la información obtenida de las inspecciones de calidad, la creación del informe mensual del estado de la producción, la automatización del envío de documentación por email o la optimización de la creación de documentos de inspección.
Teniendo en cuenta la experiencia laboral adquirida y los resultados obtenidos provenientes de encuestas internas para la valoración del proyecto desarrollado, el resultado obtenido ha superado ampliamente las expectativas iniciales y ha supuesto la introducción a nivel corporativo de un nuevo método de trabajo que actualmente se encuentra en fase de desarrollo e implantación en otros departamentos como el de Producción, After Market y en la División de Frenos de la compañía.