Análisis de la cultura y prácticas DevOps en los servicios TIC de la Universidad Politécnica de Madrid

Abstract

El desarrollo software en la Universidad siempre ha estado motivado por una necesidad de servicio a la comunidad educativa. Como sucede en la industria en general, y como ha sucedido en el departamento TIC de la Universidad Politécnica de Madrid (UPM), los equipos involucrados en el desarrollo y operación tradicionalmente han trabajado como islas (silos), dejando la responsabilidad del producto final en el lado de desarrollo y dificultando la colaboración y comunicación entre los equipos, incrementándose así los tiempos de entrega. Además, es frecuente que los distintos equipos de desarrollo se enfrenten a cambios de requisitos constantes, que retrasan o incluso paralizan por completo la puesta en producción de distintos productos. Este Proyecto fin de Grado se centra en el equipo Moodle TIC de la UPM que ofrece el servicio software Moodle UPM (a partir de ahora referido como producto) al Gabinete de Tele-educación (Product Owner y usuario), y a los docentes y alumnos que son los clientes finales. El caso de estudio presentado en este proyecto es un caso real que, debido a la cancelación de las clases y exámenes presenciales en Marzo de 2020 en la Universidad Politécnica de Madrid provocada por la COVID-19, tuvo que abordar un desafío: el servicio Moodle UPM debía asumir de manera robusta y fiable las clases y exámenes en formato online. Este nuevo requerimiento tuvo que entregarse en un plazo corto, de dos a tres semanas máximo. El equipo Moodle TIC se enfrentó a una restricción importante en la premura de entrega que se hacía muy complicada por la falta de cooperación entre los equipos involucrados. La metodología de desarrollo implementada hasta el momento limitaba la colaboración a reuniones puntuales en las que el Product Owner presentaba sus nuevos requisitos y se aislaba del desarrollo de los mismos. Incluso dentro del equipo Moodle TIC, en el que ya había miembros de desarrollo y operaciones trabajando juntos, la comunicación y colaboración eran puntuales. La irrupción de las metodologías Ágiles, un nuevo equipo directivo más abierto a estas metodologías, la mejora en la gestión, reuniones más frecuentes y cortas enfocadas a desarrollar pequeñas entregas de producto, participación más activa durante toda la vida del producto en el equipo Moodle TIC de miembros del GATE, fueron los primeros pasos que ayudaron a implantar una cultura DevOps en el equipo Moodle TIC. Así, DevOps surge como un nuevo enfoque que promueve la colaboración e integración de los equipos de desarrollo con los de operación. Este Proyecto fin de Grado se centra en las mejoras DevOps que el equipo Moodle TIC ha adoptado para adaptar Moodle UPM a los requisitos exigidos por la COVID-19, y cuyo autor ha implantado de primera mano, siendo analizadas en este documento en detalle. Por tanto, este Proyecto de fin de Grado tiene como objetivo describir la implantación y el resultado de algunas de las prácticas asociadas a la cultura DevOps dentro del equipo Moodle TIC, describiendo dificultades y barreras, y cómo fueron superadas, así como los beneficios a corto y largo plazo derivados de la adopción de estas prácticas. Las conclusiones nos permiten saber qué prácticas DevOps han funcionado mejor para poder implantarlas en el resto de los equipos del departamento TIC de la UPM, con el fin de mejorar su gestión, su colaboración y la automatización de procesos, así como todo el camino que aún queda por recorrer en el servicio Moodle UPM para implantar toda la cultura y prácticas DevOps.

Abstract:

Software development at the University has always been motivated by a need to serve the educational community. As in the industry in general, and as it has happened in the ICT department of the Universidad Politécnica de Madrid (UPM), the teams involved in development and operation have traditionally worked as islands, isolated, leaving the responsibility of the final product in the development side and hindering collaboration and communication between teams, thus increasing delivery times. In addition, different development teams often face constant requirement changes, delaying or even completely stopping the launch of different products. This Project focuses on the UPM Moodle ICT team that offers the Moodle UPM software service (from now on referred to as the product) to the Tele-education Office (Product Owner and user), and to the teachers and students who they are the end customers. The case study presented in this project is a real case that, due to the cancellation of classes and face-to-face exams in March 2020 at the Polytechnic University of Madrid caused by COVID-19, we had to tackle a challenge: the Moodle service UPM had to robustly and reliably handle classes and exams in online format. This new requirement had to be delivered in a short term, two to three weeks maximum. The Moodle TIC team faced an important restriction in the delivery speed that was made very complicated by the lack of cooperation between the teams involved. The development methodology implemented so far limited collaboration to specific meetings in which the Product Owner presented their new requirements and isolated themselves from their development. Even within the Moodle TIC team, in which there were already development and operations members working together, communication and collaboration were timely. The irruption of Agile methodologies, a new management team more interested in these methodologies, improved management, more frequent and shorter meetings focused on developing small product deliveries, more active participation throughout the life of the product in the Moodle ICT team GATE members, were the first steps that helped implement a DevOps culture in the Moodle ICT team. Thus, DevOps emerges as a new approach that promotes collaboration and integration of development teams with operation teams. This End of Degree Project focuses on the DevOps improvements that the Moodle TIC team has adopted to adapt Moodle UPM to the requirements demanded by COVID-19, and whose author has implemented by first-hand, being analyzed in this document in detail. Therefore, this End-of-Degree Project aims to describe the implementation and the result of some of the practices associated with the DevOps culture within the Moodle ICT team, describing difficulties and barriers, and how they were overcome, as well as the short-term benefits and long term derived from the adoption of these practices. The conclusions allow us to know which DevOps practices have worked best to be able to implement them in the rest of the teams in the UPM ICT department, in order to improve their management, collaboration and automation of processes, as well as all the way that still there is still a way to go in the Moodle UPM service to implement all the DevOps culture and practices.