Sistema de preinscripción a optativas: preparación para sistema funcional

Abstract

Este Trabajo consiste en la preparación previa para realizar un sistema funcional de preinscripción de optativas para estudiantes del Grado de Ingeniería Informática de la Universidad Politécnica de Madrid (UPM), relacionado con la elección de las asignaturas optativas durante el periodo de matriculación. Los estudiantes de tercer y cuarto curso del Grado de Ingeniería Informática deben cursar un total de 45 créditos ECTS de asignaturas optativas. El sistema de matriculación actual asigna una fecha de forma automática a cada estudiante a partir de la cual pueden comenzar su proceso de matriculación. El problema que esto supone es que no se permite a los estudiantes matricularse en las asignaturas que desean, sino únicamente en las que quedan plazas disponibles en su hora asignada de matriculación. Además, esto conlleva un trabajo costoso y una realización de trámites adicionales por parte del coordinador de título y los coordinadores de asignaturas optativas, ya que reciben un gran número de peticiones de estudiantes que desean cursar asignaturas optativas que no quedan plazas y solicitan una ampliación de cupo de estas. Por tanto, para la solución de este problema se propone un sistema de preinscripción de optativas previo a la matriculación que trate los problemas mencionados anteriormente. El sistema consiste en lo siguiente. Previo a la apertura del plazo de preinscripción, el coordinador de título actualiza el listado de las asignaturas optativas que se van a impartir durante el año. Los coordinadores de asignaturas definen los cupos de matrícula y revisan las fichas de las optativas que imparten, pudiendo insertar nuevas fichas o modificar las existentes. Una vez abierto el plazo de preinscripción, a través del sistema los estudiantes podrán revisar las fichas de las optativas y podrán preinscribirse en las asignaturas optativas que deseen cursar por orden de preferencia, teniendo en cuenta los requisitos requeridos para cada optativa. Mientras el plazo de preinscripción esté abierto, el coordinador de título podrá modificar los cupos de las asignaturas que cree necesario y los estudiantes podrán revisar y modificar su preinscripción si lo creen conveniente. Para la realización de este Trabajo se ha partido del TFG realizado por Daniel Dudek, que consistía en el diseño del prototipo de baja y alta fidelidad del sistema de preinscripción de optativas, siendo probado únicamente el primero. Este Trabajo ha consistido en realizar un rediseño completo del prototipo de alta fidelidad, con su correspondiente desarrollo y su posterior evaluación de usabilidad. Para el rediseño del prototipo se realizará una previa ampliación del contexto de uso, profundizando en el análisis de tareas. A continuación, se realizará un test de usabilidad a posibles usuarios para comprobar el rendimiento del sistema. Una vez evaluado el prototipo, se procederá a definir un modelo de datos y una identificación de tecnologías web que servirán de ayuda para la realización del siguiente prototipo o sistema final. Por último, se recomendarán diferentes propuestas de mejora que se han obtenido a través de los problemas detectados en el test de usabilidad, para conseguir así, un sistema final efectivo y eficiente.---ABSTRACT---This Final Degree Project (FDP) consists of the previous preparation for the development of a functional system of pre-enrollment of electives for students of the Computer Engineering Degree at the Polytechnic University of Madrid (UPM), related to the choice of electives during the enrollment period. Students in the third and fourth years of the Computer Engineering Degree must take a total of 45 ECTS credits of elective subjects. The current enrollment system automatically assigns a date to each student from which they can begin the enrollment process. The problem with this is that students are not allowed to enroll in the subjects they want, but only in those that are available at their assigned enrollment time. In addition, this entails costly work and additional paperwork on the part of the degree coordinator and the coordinators of elective subjects, since they receive a large number of requests from students who wish to take elective subjects for which there are no places available and request an increase in the number of places available. Therefore, in order to solve this problem, a system of pre-registration of electives prior to enrollment is proposed to address the problems mentioned above. The system consists of the following. Prior to the opening of the pre-enrollment period, the degree coordinator updates the list of electives to be taught during the year. The subject coordinators define the enrollment quotas and review the cards of the electives they teach, being able to insert new cards or modify the existing ones. Once the pre-enrollment period is open, students may review the elective cards through the system and may pre-enroll in the electives they wish to take in order of preference, taking into account the requirements for each elective. While the pre-enrollment period is open, the degree coordinator may modify the quotas of the subjects he/she deems necessary and students may review and modify their pre-enrollment if they deem it convenient. In order to carry out this work, the starting point of this FDP was the Project done by Daniel Dudek, which consisted in the design of the low and high fidelity prototype of the pre-enrollment system for electives, being tested only the first one. This Project will consist of a complete redesign of the high-fidelity prototype, with its corresponding development and subsequent usability evaluation. For the redesign of the prototype, a previous extension of the context of use will be carried out, deepening in the analysis of tasks. Then, a usability test will be performed on potential users to check the performance of the system. Once the prototype has been evaluated, we will proceed to define a data model and an identification of web technologies that will help in the realization of the next prototype or final system. Finally, different improvement proposals that have been obtained through the problems detected in the usability test will be recommended, in order to achieve an effective and efficient final system.