Integración de la gestión de la capacidad en el universo de la automatización

Abstract

El proceso de “Gestión de la Capacidad”, es ese gran desconocido dentro de las organizaciones de servicios TI. Según los analistas, solo un 10% de las organizaciones disponen de una gestión real de la capacidad y sin embargo debería de ser una pieza clave para cualquier departamento de TI.

La “Gestión de la Capacidad” interacciona con lo que podríamos llamar la disciplina de ingeniería del rendimiento, tanto durante la toma de requerimientos como las actividades de diseño y construcción de un servicio y debe mantener un vínculo constante con la “Gestión de la Demanda”, de manera que se pueda influir con un criterio de rendimiento y eficiencia para toda entrada de nuevas necesidades (proyectos, nuevos servicios, etc.).

En todo ello, resulta lógico pensar en la “Gestión de la Capacidad” como en uno de los procesos que nos ayudarán a controlar mejor nuestros recursos de TI según las demandas del negocio, optimizando los costes y aumentando su disponibilidad.

En el TFG que planteamos nos gustaría, como indica el título, evolucionar el proceso de la “Gestión de Capacidad” hacia una implantación automatizada e inteligente. Hoy en día la automatización se ha convertido en un pilar de la informática actual como podría ser la gestión de los datos o la digitalización en etapas anteriores. Una vez hemos llegado a las etapas actuales tenemos que optimizarlas y una forma es la automatización. En este trabajo queremos automatizar el proceso de “Gestión de la Capacidad” de las Mejores Prácticas de Gestión de Procesos TIC (ITIL), definiendo qué es y para que se utiliza, su integración con el entorno productivo, los problemas que pueda surgir, etc.

Para poder automatizar el proceso tenemos que definirlo hablando de las etapas del proceso: La recogida de datos, el almacenamiento, el análisis, la presentación y la mejora. Haciendo énfasis en el análisis de datos ya que esta parte es la más sensible del proceso, poniendo enfoque en:

• Predicciones a futuro.
• Escenarios "what if".
• Alarmas y recomendaciones para luego actuar generando valor al entorno y poder ser competitivo en el contexto actual.

Esta automatización, por tanto, tendrá como objetivo transformar el proceso de la “Gestión de la Capacidad” para llevarlo al siguiente nivel y reducir los recursos que este proceso consume para poder dedicarlos a otro tipo de tareas. En cuanto a la reducción de recursos, nos estamos refiriendo a:

• Recursos humanos.
• Recursos financieros.
• Recursos de tiempo.
• Agilizar el proceso.

Hoy en día el proceso sufre y tiene poca consideración porque se consume mucho tiempo en las etapas haciendo que las decisiones que se debieran tomar sean lentas y tardías, cuando el proceso de la capacidad debería ser anticipatorio y proactivo, no al contrario.

Queremos llevar esta transformación a un caso práctico real, usando datos ficticios, con el que poder probar nuestro trabajo y obtener valor con nuestro estudio. Para ello definiremos un proceso ficticio detallando las etapas y como se realiza el proceso en una empresa virtual (XerJa). Luego se realizará un estudio de llevar a cabo la automatización para posteriormente ponerlo en práctica, el resultado será un nuevo proceso con diferentes etapas, pero con el mismo objetivo, gestionar la capacidad.

Por último, nos gustaría dar nuestro punto de vista tras aplicar esta automatización a un proceso ficticio. Hablando de posibles futuras automatizaciones, errores que hayamos podido cometer, problemas que nos hayamos encontrado, e intentar adaptar este trabajo para poder realizarlo a diferentes procesos ITIL de empresas.

Abstract:

The "Capacity Management" process is that great unknown within IT service organizations. According to analysts, only 10% of organizations have a real capacity management and yet it should be a key piece for any IT department.

Capacity Management" interacts with what we could call the performance engineering discipline, both during the requirements gathering and the design and construction activities of a service and must maintain a constant link with "Demand Management", so as to be able to influence with a performance and efficiency criterion for all new requirements input (projects, new services, etc.).

In all of this, it is logical to think of "Capacity Management" as one of the processes that will help us to better control our IT resources according to business demands, optimizing costs and increasing availability.

In the TFG that we propose we would like, as the title indicates, to evolve the process of "Capacity Management" towards an automated and intelligent implementation. Nowadays automation has become a pillar of today's IT as could be data management or digitalization in previous stages. Once we have reached the current stages we have to optimize them and one way is automation. In this work we want to automate the ITIL methodology process of "Capacity Management", defining what it is and what it is used for, its integration with the productive environment, the problems that can arise, etc.

In order to automate the process we have to define it by talking about the stages of the process: data collection, storage, analysis, presentation and improvement. Emphasizing data analysis as this part is the most sensitive part of the process, putting focus on:

• Future predictions.
• "what if" scenarios.
• Alarms and recommendations to then act generating value to the environment and be competitive in the current context.

This automation, therefore, will aim to transform the "Capacity Management" process to take it to the next level and reduce the resources that this process consumes in order to dedicate them to other types of tasks. In terms of resource reduction, we are referring to:

• Human resources.
• Finalncial resources.
• Time resources.
• Streamline the process.

Today the process suffers and has little consideration because a lot of time is consumed in the stages making the decisions that should be taken slow and late, when the process of capacity should be proactive and anticipatory, not the other way around.

We want to take this transformation to a real case study, using fictitious data, in order to prove our work and obtain value from our study. To do so, we will define a fictitious process detailing the stages and how the process is carried out in a fictitious company. Then we will carry out a study of carrying out the automation to later put it into practice, the result will be a new process with different stages, but with the same objective, to manage the capacity.

Finally, we would like to give our point of view after applying this automation to a fictitious process. Talking about possible future automations, mistakes we may have made, problems we have encountered, and try to adapt this work to be able to perform it to different ITIL processes of companies.