Servicio Web para la automatización de la convocatoria de reuniones en procesos de ERP

Sánchez Durán, Sergio (2016). Servicio Web para la automatización de la convocatoria de reuniones en procesos de ERP. Proyecto Fin de Carrera / Trabajo Fin de Grado, E.T.S. de Ingenieros Informáticos (UPM), Madrid, España.

Descripción

Título: Servicio Web para la automatización de la convocatoria de reuniones en procesos de ERP
Autor/es:
  • Sánchez Durán, Sergio
Director/es:
  • Fernández Gallego, Rafael
Tipo de Documento: Proyecto Fin de Carrera/Grado
Grado: Grado en Ingeniería Informática
Fecha: Julio 2016
Materias:
Escuela: E.T.S. de Ingenieros Informáticos (UPM)
Departamento: Lenguajes y Sistemas Informáticos e Ingeniería del Software
Licencias Creative Commons: Reconocimiento - Sin obra derivada - No comercial

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Resumen

Este proyecto se enmarca dentro de la transformación digital de everis an NTT Data Company. La transformación digital consiste en pasar de una tecnología pasiva, en la que se dice a la tecnología que hacer, a una tecnología que hace lo que tú necesitas, es decir, una tecnología activa. Esta transformación ha de verse impulsada por cuatro factores. El primero, el social, que impulsa la interacción entre las personas, generando y accediendo a una gran cantidad de información. El factor móvil que se basa en la disponibilidad de la información en cualquier momento, permitiendo que se pierda la noción de que se está accediendo al sistema. El tercero, el factor información, que consiste en la generación de información a través de varias fuentes de datos según la elección de los usuarios. Y por último, cloud, que es la infraestructura que combina eficazmente los factores anteriores para que sean accesibles e interactivos para todos los usuarios. Por tanto, este proyecto se enmarca dentro de la automatización de un proceso ERP (Enterprise Resource Planning), por el cual cada usuario debe tener una reunión al año en la que se revisan los objetivos anuales. Existen otros procesos en los que también se requiere de esta automatización, como la planificación de formaciones. Este proyecto pasa de tecnologías como Outlook, en las que paso a paso cada usuario convoca una reunión consultando cada una de las agendas de los asistentes, a una tecnología en la que se quiere una reunión, y la tecnología es quién propone el dónde y el cuándo. Este último aspecto es el que convierte el proyecto en transformación digital. La solución propuesta para resolver el problema expuesto con anterioridad es una aplicación web que resuelva la problemática de manera ágil. Para ello se han automatizado las tareas de consulta de agendas y de búsqueda de recursos para poder convocar posibles reuniones. La automatización de esta tarea con una aplicación web sencilla y ágil, se estima que ahorraría cerca de 120.000 € anuales a la empresa. Además, se han incorporado otras funcionalidades que aportan más valor a la aplicación, como por ejemplo, permitir la convocatoria de una única reunión buscando horas libres en las agendas de los asistentes, y proponiendo una sala disponible. También se ha dotado a la aplicación web con una API REST (Application Programming Interface Representational State Transfer), que permite consultas y la realización de tareas durante la convocatoria masiva. El objetivo de esta API es que incorpore las funciones suficientes como para poder crear en la intranet de la empresa un elemento web de SharePoint. Este debe permitir a cualquier empleado poder convocar una reunión, evitando la necesidad de buscar horas disponibles en las agendas y la búsqueda de recursos disponibles de la empresa. El formato API de la aplicación habilita su uso en otras soluciones de system of engagement. En este proyecto se ha utilizado la infraestructura de Microsoft Azure, creando la infraestructura necesaria en la nube durante el desarrollo, para posteriormente evaluar lo más conveniente para la empresa: su implementación en Microsoft Azure o su despliegue en un servidor on-premise. Esta decisión debe ser tomada según la estrategia Hybrid Cloud de la empresa. En resumen, este proyecto proporciona una solución para la convocatoria de reuniones, de una forma ágil, con un proyecto abierto y con muchas posibilidades de crecimiento de cara al futuro, tanto en sus funcionalidades como en el análisis de los resultados.---ABSTRACT---This project has been developed within the digital transformation of everis an NTT Data Company. This digital transformation consists in moving from a passive technology, which does what the user propose, to a technology able to propose to the user in order to fulfil their particular needs. This transformation is driven by four factors: - Social: this factor promotes interaction between people, generating and accessing a wealth of relevant information. - Mobile: which is based on the availability of information at any time, supressing the user´s notion of accessing the system. - Information: this factor generates relevant information for the user, using various data sources according to their choice. - Cloud: this element combines efficiently all the mentioned factors in an accessible and interactive way for the final user. This project is part of automation of an EPR process, by which each user must have an annual meeting where annual objectives are set. There are other processes in which this automation is also required, such as Planning Formations. This project changes from passive technologies such as Outlook, where the user needs to consult available times of participants in order to set up a meeting, into an “active technology” able to propose the “where” and “when” by itself. Therefore, this web application seeks to propose a solution to the problem previously exposed. The solution implies an effective task´s automation which allows the exchange of information between user´s agendas to set up meetings in real time. This simple and flexible app would make a saving of 120.000 € per year to the company. In addition to this, there are other interesting features that add value to the application, such as the possibility of suggesting locations where the meeting could take place. This app also incorporates an API REST which allows queries and perform tasks during the massive call. The purpose of this API is to incorporate enough functions to create within the company intranet a SharePoint. This should enable any employee to convene a meeting without the need to find gaps in the agendas or seek the company resources available. This project was carried out in Microsoft Azure, temporally creating the necessary infrastructure in the cloud to further evaluate the best option for each particular company: whether to deploy it in Azure or on a company server. The latter factor will be accurately evaluated by an IT expert to ensure the maxim optimization of these process. In summary, this project provides a specific solution to the exposed problem concerning the convening of meetings in an agile way, creating an open project with possibilities for improvement in the future, both in functionality as well as in the data analysis part.

Más información

ID de Registro: 43469
Identificador DC: http://oa.upm.es/43469/
Identificador OAI: oai:oa.upm.es:43469
Depositado por: Biblioteca Facultad de Informatica
Depositado el: 14 Oct 2016 10:31
Ultima Modificación: 14 Oct 2016 10:33
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